如何更好地策划交流会

     这部分活动对于参加会议的专业协会而言是最有益处的。在会议中，会员们只是时而有机会碰面，他们也许还希望能够深入讨论大家共同感兴趣的议题。这种想法或是因参加会议有感而发，或是由其他与其协会有关的新的发展情况而引起的。这类会议使与会者有机会就大家共同关心的领域和能够引领合作事业或是未来伙伴关系的框架进行探讨。许多参加会议的人觉得交流会的确很有价值，有时会至要比您为了他们的利益而费尽心机组织的正式会议还有价值。与其令会议代表们想跳过会议去进行交流，倒不如最大限度地为他们创造机会。

       下面北京至诚众禾广告有限公司告诉您如何更好地策划交流会：

       1、考虑合理安排会议时间。这将使他们有机会参与活动，而不是仅仅旁观。并且这也能够确保所有有着共同兴趣的人都能有时间参加活动，以使讨论的利益最大化。

       2、不要强挤时间来安排活动。例如，不要在第一天的全体闭幕仪式与晚宴之间安排交流会。代表们也许很疲劳，渴望通过晚宴改变这种状况，而且可能刚刚放松下来准备开始当天的社交活动。在这个时候他们可不会希望参加交流会。

       3、事先当众宣传会议，要知道这个机会也许还有利于会议登记呢。如果可能，宣传时给些提示或提些问题，启发代表们提前思考交流会中最有价值和最适时的讨论事项。

       4、考虑设立交流会”布告牌。例如，鼓励代表们将自己希望在会上辩论或就此发言的问题张贴在布告牌上，也许其他代表也会有类似的想法。这也是非正式地建立合适会议议程的一种方式。

       5、如果合适，与会议主席或主持人一起为会议构建框架，推进会议的进行。这与上篇讨论会建议的做法大致相同。

       6、考虑提供茶点。交流会上备有茶水或咖啡以及点心，效果通常会更好。将交流机会安排在通常都各有茶点的地方，也是能吸引人们欣然前往的～种方式。

       7、不要强迫人们参加讨论交流会。讨论交流会应当是相当自愿的活动，任何强迫因素都会毁掉整个活动。而且事实证明，如果代表们被迫参加会议，会议也不会进行得很顺利。他们会认为他们是在浪费时间，会相当的反感。相反，他们会更愿意去参加传统类型的会议。

       8、要考虑到些也许不属于交流范围内的人。例如，如果在某些交流会上有“仅限会员”的条件，任何恰巧不是会员的代表都会觉得被疏远、孤立了。还要尽量为那些不喜欢被包括在交流范围内的人安排些有趣的活动——例如参观宣传展览会、商业博览会或是为“边缘”人士安排的非正式活动。